Vorbei die Zeiten, in denen man es sich mit einer Topfpflanze über 30 Jahre hinweg in einem Büro bequem machte: Wenn es um das Büro der Zukunft geht, spielen Experten die unterschiedlichsten Szenarien durch. Dabei geht es vor allem um Bewegung, aber auch um die passenden Bedingungen für älter werdende Mitarbeiter. Denn die wollen sich konzentrieren können und nicht durch Lärm gestört werden, sich aber zwischendurch immer mal mit Kollegen besprechen können. Ein Überblick über Themen und Trends – jetzt anmelden für die Messe Orgatec, wo Besucher unter dem Motto „Arbeit neu denken“ vom 25. bis 29. Oktober 2016 in Köln mehr darüber erfahren…

Wie sieht das Büro der Zukunft aus – sind wir schon auf dem richtigen Weg?

Eins gilt allemal für die Arbeit im Büro: kreativ und produktiv soll sie sein, jetzt ebenso wie in der Zukunft. Die Einsicht, dass dafür auch in Möbel und Ausstattung investiert werden muss, hat sich allerdings noch nicht überall durchgesetzt: „Die Arbeitswelt zerfällt in drei Teile, was die Qualität der Sitzmöbel angeht“, stellt Barbara Schwaibold vom bso, Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel, fest und zitiert aus der aktuellen bso-Studie 2015 zum Zustand der Büro-Arbeitsplätze in Deutschland: „Ein Drittel der Arbeitnehmer hat gut ausgestattete Arbeitsplätze, bei einem Drittel entsprechen diese den minimalen Anforderungen und beim letzten Drittel ist der Standard nicht zeitgemäß.“ Das bedeutet nach ihren Worten: Die Menschen sitzen auf starren, nicht bewegbaren Stühlen, können zwischendurch nicht im Stehen arbeiten und werden immer wieder durch Lärm gestört bzw. daran gehindert, sich zu konzentrieren. „Ein solcher Arbeitsplatz dürfte schädlich sein“, erklärt Expertin Schwaibold und nennt funktionale Kriterien, die auch künftig wichtig sind: Ein guter Bürostuhl, auf dem man die Haltung wechseln und sich zurücklehnen kann, steht im Vordergrund – dicht gefolgt von einem höhenverstellbaren Schreibtisch. „Wir sitzen rund 80.000 Stunden in unserem Arbeitsleben und müssen dabei dynamisch bleiben.“

Besprechungsmöglichkeiten gehören ebenso unabdingbar zu einem modernen Büro – und da sind die unterschiedlichsten Möglichkeiten gefragt. Schwaibold: „Kollegen möchten sich einerseits mal eben am Stehtisch oder einer Theke mit Kaffeebar kurz austauschen. Andererseits wollen sich auch die Beschäftigten, die in größeren Büroeinheiten, sogenannten Open Spaces, zusammenarbeiten, zurückziehen können, zum Beispiel in einem wohnlicher eingerichteten, abgetrennten Loungemöbelbereich. Dort hat man seine Ruhe und stört andere nicht.“ Wichtig sei es, immer mal wieder die Umgebung und damit die Atmosphäre wechseln zu können. Bei der Gestaltung sind nach Worten von Schwaibold wenige Grenzen gesetzt – so können etwa kleine Bibliotheken eingerichtet werden, in die man sich zurückzieht. Es ist aber auch möglich, Kantinen so umzugestalten, dass sie in bestimmten Bereichen stets Kaffee, kalte Getränke und Häppchen anbieten (wie zum Beispiel bei der Kölner Messe). Kombinationen sind nicht ausgeschlossen – ebenso wenig mobile Konferenzmöglichkeiten für Besprechungen, die unterwegs stattfinden. Schwaibold: „Die Deutsche Bahn arbeitet an Konzepten für das Arbeiten und Besprechungen während der Bahnfahrt.“ Fluggesellschaften wie die Etihad, Staatsairline von Abu Dhabi, bieten luxuriöse Räume in ihren Maschinen an – für Besprechungen in der Luft. Die Airline hat die Lobby im A380 so eingerichtet, dass sie für informelle Meetings genutzt werden kann, Reisende können sich zu Projekten austauschen. Die Business Class-Reisenden an Bord des Flugzeugs hat auch WLAN-Zugang. So ist es möglich, zu zweit oder zu dritt vertrauliche Gespräche oder lockere Abstimmungen zu organisieren.

Gibt es spezielle Möbel- und Bürokonzepte, die berücksichtigen, dass es immer mehr ältere Arbeitnehmer gibt – und dass wir immer flexibler arbeiten?

Weil die Menschen mit der Zeit stärker durch Lärm gestört werden und mehr Licht zum Lesen und Schreiben brauchen, muss sich auch im Büro einiges ändern – zum Beispiel in Sachen Beleuchtung. Vor allem aber auch, damit konzentriert und ungestört gearbeitet werden kann. „Ein leiser Arbeitsplatz wird ein immer drängenderes Problem, je älter die Belegschaft ist“, erklärt Barbara Schwaibold vom Büromöbel-Herstellerverband bso. Im Übrigen gelten für vieles, was das Arbeiten gesünder mache – vor allem im Hinblick auf Beleuchtung und Akustik – gleiche Bedingungen für Ältere wie auch für Jüngere. Dazu zählt etwa auch die Einrichtung eines Sitz-Steh-Arbeitsplatzes. Viele weitere Hinweise zu älter werdenden Belegschaften und Büroarbeit finden sich auch in der Broschüre „Alles grau in grau?“ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).

Beim Büromöbelherstellerverband bso macht man sich zudem Gedanken um die wachsende Zahl derjenigen, die draußen im Café oder im Hotel – zuweilen sogar auf dem Bett – an Laptops oder Tablet-Computern arbeiten und sich dabei Verspannungen im Nacken oder an den Schultern zuziehen können. Wenn man zwei bis drei Stunden an einem Ort beschäftigt ist, an dem man sich wohlfühlt, sieht Expertin Schwaibold darin weniger Problem als einen Vorteil: In anderer Umgebung falle es häufig leichter, einen klaren Kopf zu bekommen – und außerdem müsse man sich ja erst einmal dorthin bewegen. „Prima, wenn Unternehmen solche Möglichkeiten anbieten.“ Die Schwierigkeiten erkennt sie allerdings ebenfalls: „Diese Orte sind keine zugelassenen Bildschirmarbeitsplätze, beispielsweise weil es keine Computer-Mouse und keine getrennte Tastatur gibt. Außerdem sollte der Bildschirm entspiegelt sein, um die Augen zu schonen.“

Warum spielt Bewegung eine immer größere Rolle?

Dass immer mehr Menschen still vor einem Bildschirm sitzen, machen Zahlen des Instituts für Arbeitsschutz der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) deutlich: „Der Anteil der Beschäftigten in Büros ist in Deutschland in den letzten 50 Jahren von etwa zehn auf rund 50 Prozent angestiegen. Etwa 18 Millionen Bundesbürger arbeiten heutzutage an Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen“, sagt Professor Rolf Ellegast, stellvertretender Leiter des Instituts. Er sieht vor allem die Gefahr, dass der dadurch entstehende Bewegungsmangel Muskel-Skelett- und Herz-Kreislauf-Beschwerden verursacht, denn: „Der Empfehlung der Weltgesundheitsorganisation von mindestens 150 Minuten Sport pro Woche folgen die wenigsten.“

Dynamische Büroarbeitsplätze können hier laut Ellegast prinzipiell einen Beitrag zur Gesundheitsförderung der Beschäftigten leisten, auch wenn die moderate Bewegung an diesen Arbeitsplätzen nicht mit Sport gleichzusetzen sei. „In unseren Laborversuchen haben wir aber signifikante positive Effekte nachweisen können, das heißt, die physische Aktivität und der Energieumsatz steigen. Körperliche Aktivität hat auch bei geringer Intensität einen Nutzen für die Herz-Kreislauf-Fitness“, erklärt der Wissenschaftler, dessen Institut derzeit untersucht, welche dynamischen Arbeitsplatzmodelle sich besonders eignen. Erste Ergebnisse werden innerhalb des kommenden Jahres erwartet, weitere Informationen gibt es hier .

Wie wichtig es ist, Bewegung in die tägliche Arbeit zu bringen, weiß auch Expertin Barbara Schwaibold vom Büromöbel-Herstellerverband: „Wir müssen uns regelmäßig bewegen oder zumindest die Körperhaltung verändern. Hilfreich ist da die Faustformel 60 Prozent Sitzen, 30 Prozent Stehen, zehn Prozent Gehen. Oder man hält sich an die schwedische Arbeitsmedizinerin Elin Ekblom-Bak (Karolinska Institut, Stockholm), die sich in ihrer Dissertation mit den Folgen langen Sitzens beschäftigt hat. Sie empfiehlt dringend, spätestens nach 45 Minuten Sitzzeit aufzustehen und ein paar Schritte zu gehen.“ Wer dabei etwas Unterstützung braucht, kann sich von einer speziellen Software an den rechtzeitigen Wechsel zwischen Sitzen und Stehen am Computer erinnern lassen.

Worauf sollte beim Kauf von sinnvollem und qualitativ hochwertigem Mobiliar geachtet werden?

Es gibt jede Menge Gütesiegel für Büromöbel – doch nur „Quality Office“ beruht auf Anforderungen, die sechs Organisationen auf Basis ihrer Erfahrung zusammengetragen haben: die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG), die BAuA, die DIN-Normungsstelle, der Verband der Büromöbelhersteller bso, das Deutsche Netzwerk Büro und der Handelsverband Büro- und Schreibwaren. Das Siegel wird mit einer Selbstauskunft beantragt und zwei unabhängige Prüfer entscheiden mit ihrem Urteil, ob es an das jeweilige Möbelstück vergeben werden kann.

Wie begleiten Berater und Wissenschaftler die Entwicklung neuer Büro-Umgebungen und Trends wie Coworking-Spaces?

Die ergonomisch passende Gestaltung von Büros ist ein Thema für Berater wie Karl-Heinz Lauble, der von Unternehmen gerufen wird, wenn sie neue Lösungen für ihre Mitarbeiter und wirtschaftliche Raumkonzepte benötigen. Dr. Jörg Kelter und das Team des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart schaffen mit Studien eine verlässliche Datengrundlage, damit moderne Büroplanung als Thema aus den Fachzirkeln seinen Weg in die Öffentlichkeit und Realität, sprich in Unternehmen und in die Politik, findet. „Die Notwendigkeit, gute und attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen, wird zunehmend erkannt und ernst genommen“, sagt Kelter. Er beobachtet, dass es dabei im Grunde immer wieder auch um „klassische ergonomische Fragestellungen“ geht wie zum Beispiel: Lassen sich Tisch und Stuhl richtig anpassen? Stimmt die Beleuchtung? Wie ist es um die Raumakustik bestellt? „Die Minuspunkte am Arbeitsplatz fallen schnell auf und immer mehr Arbeitgeber erkennen, dass es sich für sie lohnt, diese Themen sehr ernst zu nehmen“, sagt Kelter. Von der Idee, dass Standardlösungen für alle passen, müsse man sich allerdings verabschieden. „Projektbezogene Standards sind ohne Frage hilfreich – aber nur, wenn man auch projektbezogen die Zielanforderungen sowie strategischen Leitplanken und nicht zuletzt die Anforderungen der unterschiedlichen Arbeitstypologien in einer Ist-Soll-Perspektive sauber definiert, kann eine gute und spezifische Lösung entwickelt werden“, sagt der Experte. Eine solche könne heutzutage vom strukturierten Großraum- über das Einzelbüro bis zu wechselnden Arbeitsplätzen vieles umfassen.

In Studien wie „Arbeitswelten 4.0 – Wie wir morgen arbeiten und leben“ (Stuttgart, Fraunhofer-Verlag 2012) stellten Kelter und seine Forscherkollegen fest, dass Mitarbeiter künftig massiv flexiblere Arbeitsformen nachfragen werden – insbesondere, weil sie zukünftig vermehrt auch ältere Angehörige versorgen und pflegen müssen. Das bedeutet: Sie wollen entscheiden können, ob und wann sie zuhause, im Büro oder etwa in einem Coworking-Center arbeiten möchten, um dort zum Beispiel gezielt für ihren Arbeitgeber ein neues Projekt zu entwickeln. Kelter: „Unternehmen müssen sich auf diese Anforderungen einstellen, um attraktiv zu bleiben und dadurch auch zukünftig zum Kreis derer zu gehören, die gute Fachkräfte und Spezialisten finden und auch binden.“ Ein Beispiel für eine Firma, die sich diesen Herausforderungen zur Stärkung der Arbeitgeber-Attraktivität bewusst gestellt hat, ist für ihn der Werkzeughersteller Hilti in Liechtenstein: Bei der Entwicklung einer modernen „Denkfabrik“, in der Teamarbeit und Kommunikation gefördert sowie die organisatorischen Prozesse von der Idee bis zum fertigen Produkt bestens unterstützt werden, nahm die Hilti-Geschäftsführung die Unterstützung der Fraunhofer-Forscher in Anspruch. Mit Erfolg: Entstanden ist das neue Hilti Innovationszentrum als Teil eines campusartigen Areals, in dem die Mitarbeiter nicht nur eine sehr vielfältige Arbeitswelt mit unterschiedlichen Arealen sowie Projektzonen, Silent-Boxen oder Meeting-Points nutzen können, sondern auch weitere attraktive Angebote vorfinden, wie eine Cafeteria, einen Fitness-Bereich, eine Dachterrasse oder die Kindertagesstätte. Kelter: „Auch die multikulturelle Vielfalt wird berücksichtigt – ein dezenter Ruheraum kann unter anderem auch dazu genutzt werden, um sich zum Gebet zurückzuziehen.“ Das Innovationszentrum brachte Hilti die erhoffte positive Resonanz. Die neuen Arbeitswelten werden von den Mitarbeitern dankbar angenommen und genutzt. Ein Erweiterungsbau ist bereits im Gespräch.

Karl-Heinz Lauble berät mit seiner Firma Lauble-Consult eher mittelständische Unternehmen, deren Mitarbeiter zum Beispiel darüber klagen, dass sie zu oft von ihren Kollegen gestört werden – durch Hin- und Hergehen, Telefonate, Besprechungen im gleichen Raum… „14 Prozent der Arbeitszeit gehen laut Studien dadurch verloren“, sagt Lauble, der überzeugt ist, dass es auch in Zukunft weiterhin klassische Büros mit drei bis zehn Arbeitsplätzen geben wird. Darin gelte es nun, möglichst gute Bedingungen für Produktivität zu schaffen – und die Zahl von rund 504 Störungen pro Tag drastisch zu verringern. Lauble löst das Problem zum Beispiel durch eine Umstrukturierung von Räumen und Sitzplätzen oder durch eine neue Gestaltung mithilfe von Blautönen, die für mehr Wohlgefühl als das gängige Grau sorgen – aber auch durch sinnvoll eingesetzten Akustik- und Sichtschutz für mehr Privatsphäre.

Auf welche Weise arbeiten Menschen künftig – in Firmen und in der Verwaltung?

Das eigene räumliche Büro gehört künftig für viele Beschäftigte der Vergangenheit an – so sieht es jedenfalls Professor Andreas Meyer-Falcke, Arbeitsmediziner und Beigeordneter der Stadt Düsseldorf für Personal und Gesundheit, der für rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verantwortlich ist. Er prognostiziert: „Die Digitalisierung bringt es mit sich, dass viele Verwaltungsabläufe elektronisch geregelt werden können – sobald rechtliche Voraussetzungen hierfür geschaffen wurden. Ähnlich wie dies heute schon bei online-Banking der Fall ist.“ Dadurch stehe wieder mehr Zeit für die Begegnung mit den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung. Dies sei gerade in einer älter werdenden Gesellschaft sehr erwünscht. „Ich stelle mir vor, dass Verwaltungsangestellte auch ins Seniorenheim gehen und mit dem Tablet-PC dabei helfen, Pflegestufen zu verändern oder das Auto abzumelden“, sinniert Meyer-Falcke beim Blick in die nächsten Jahre. Nach einem solchen Termin könne dann wieder zwei Stunden lang digital im Büro oder im Teleoffice gearbeitet werden – und weil dies immer schnellere Reaktionen erfordere, sei es nötig, für zwischendurch effektive Entspannungstechniken und Pausen-Übungen zu erlernen. Diese Art von Achtsamkeit ist für den Beigeordneten der richtige Ausgleich zum Stress – sie sollte daher nicht nur in Düsseldorf zum Angebot des Gesundheitsschutzes in der Verwaltung gehören. Ebenso wie Checklisten für unterwegs und zuhause, wo auch Verwaltungsmitarbeiter zunehmend aktiv werden und dabei Präventionsregeln, z.B. zur Ergonomie, eigenverantwortlicher als bisher beachten müssen. Apropos Regeln: „Das wird auch eine große Herausforderung für die Führungskräfte, den Einsatz von flexiblen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu organisieren, eine gute Kommunikation sicherzustellen und zu kontrollieren“, sieht der Arbeitsmediziner voraus. Dabei meint er Kontrolle durchaus auch als Fürsorge – denn laut Meyer-Falcke wird es immer wichtiger, Beschäftigte im Außendienst, wie heute schon Feuerwehrleute oder Notärzte, vor Gewaltattacken zu schützen und Notfallsysteme zu etablieren.

Die Aufhebung des statischen Büros ist beim Autohersteller Daimler schon in vielen Bereichen Wirklichkeit – Multispace heißt dort das Stichwort. „Primär bedeutet das: Es gibt ergonomisch gestaltete Schreibtisch-Module mit entsprechenden Stühlen und einer Docking-Station für den Rechner. Diese Plätze können jeden Tag flexibel belegt werden. Sekundär haben wir klassische Besprechungs- und Projekträume, aber auch offene Kommunikationsbereiche, in denen man sich beispielsweise an einem Stehtisch treffen kann“, schildert der Leitende Sicherheitsingenieur Dr. Stephan Bürkner. Für vertrauliche Gespräche und eine Atmosphäre, die konzentriertes Arbeiten möglich macht, gebe es geschlossene Räume, so genannte „Think Tanks“. Auf diese Weise sei mobiles Arbeiten ebenso möglich wie Kommunikation und eine spontane Zusammenarbeit.

Das kommt der neuen Gesamtbetriebsvereinbarung bei Daimler, einer erweiterten Regelung zum mobilen Arbeiten entgegen. Deren Eckpunkte geben Beschäftigten der Daimler AG ein grundsätzliches Recht, mobil zu arbeiten, wenn dies mit ihrer Aufgabe vereinbar ist. „Führungskräfte und Beschäftigte verständigen sich auf Zeitpunkt, Dauer und Häufigkeit des mobilen Arbeitens. Gesetzliche und tarifliche Arbeitszeitregeln sind von den Beschäftigten einzuhalten. Beim mobilen Arbeiten gelten die betrieblichen Gleitzeitrahmen sowie alle Schutzmechanismen der Arbeitszeitgesetze etwa für Ruhezeiten und Sonntagsarbeit. Die Erreichbarkeit hat damit klare Grenzen.“, heißt es dazu in einer Pressemitteilung des Unternehmens. Letzterer Punkt zielt darauf ab, psychische Belastungen zu vermeiden – doch auch andere gesundheitliche Aspekte will man bei Daimler berücksichtigen: „Unsere Mitarbeiter bekommen jährlich eine Sicherheitsunterweisung zur Arbeit im Büro und auf Wunsch eine Ergonomieberatung, in der ihnen zum Beispiel erklärt wird, wie der richtige Abstand zum Bildschirm aussieht“, führt Sicherheitsingenieur Dr. Bürkner aus. Gefährdungsbeurteilungen der Universität Heidelberg sollen verhindern, dass den Mitarbeitern ihre Aufgaben über den Kopf wachsen – und im Rahmen des Programms „Topfit@Daimler“ werden auch die Führungskräfte einbezogen. „Sie lernen unter anderem Entspannungstechniken – nicht nur für sich selbst, sondern ebenfalls, um Mitarbeiter entsprechend dazu zu motivieren“, sagt Bürkner.

Mehr Informationen zum Thema Büro der Zukunft

Wie gut ist der Status Quo der Büromöblierung in Deutschland? Mehr Informationen zur Studie des Büromöbelverbandes bso gibt es hier .

Mehr über das Qualitätszeichen Quality Office erfährt man hier.

Das bewegte Sitzen und wie man es umsetzt ist Thema auf dieser Homepage .

Die Studie „Mobiles Arbeiten“ und ihr Abschlussbericht können hier  nachgelesen werden.

Zum Weiterlesen: Arbeitswelten 4.0 – Wie wir morgen arbeiten und leben. Stuttgart, Fraunhofer-Verlag 2012

Faszination Coworking – Potenziale für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Wilhelm Bauer, Hrsg. Fraunhofer-Verlag

Die moderne Arbeitswelt beim Werkzeughersteller Hilti wird hier geschildert.

„Arbeiten im Büro der Zukunft“ lautet der Titel einer wissenschaftlichen Konferenz der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) am 15. September 2016 in Dortmund. Weitere Informationen und eine Anmeldemöglichkeit gibt es hier .

Die Messe Orgatec startet vom 25. bis 29. Oktober 2016 in der Messe Köln, weitere Informationen gibt es hier .

Das Verbundforschungsprojekt OFFICE 21® hat das Ziel, aktuelle und zukünftige Entwicklungen frühzeitig zu identifizieren und konkrete Handlungsoptionen zur erfolgreichen Gestaltung und Implementierung neuer Arbeitswelten in den Unternehmen zu entwickeln. Auf Basis arbeitswissenschaftlicher Methoden entwickelt das Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) dabei gemeinsam mit den Forschungspartnern  praxisrelevante Szenarien, Konzepte und Methoden, die den Anforderungen an eine nachhaltige Gestaltung unserer  Arbeits- und Lebenswelt gerecht werden. Weitere Auskünfte  gibt es hier .